Waarom vacatures niet worden ingevuld (en wat je eraan kunt doen)

Veel bedrijven herkennen dit probleem. De vacature staat online, je deelt hem op LinkedIn en misschien ook nog op een vacaturebank. Daarna begint het wachten. Soms weken, soms zelfs maanden. Maar de juiste kandidaat reageert niet. Of er komen wel reacties binnen, alleen zit daar niemand tussen die echt past bij de functie of bij het team.

Ondertussen blijft de vacature openstaan en loopt het werk gewoon door. Taken blijven liggen, collega’s moeten bijspringen en de druk binnen het team loopt langzaam op. Dat zorgt al snel voor frustratie, zeker als je weet dat er eigenlijk gewoon iemand nodig is om het team te versterken.

Toch is deze situatie allesbehalve uitzonderlijk. Veel organisaties lopen hier tegenaan. De reden is vaak simpel: de arbeidsmarkt is veranderd, maar de manier waarop veel bedrijven personeel zoeken is eigenlijk hetzelfde gebleven. In dit artikel leggen we uit:

• waarom vacatures niet worden ingevuld
• wat bedrijven vaak verkeerd doen
• wat wel werkt om sneller de juiste kandidaat te vinden

Waarom het moeilijk is om de juiste kandidaat te vinden

Wanneer een vacature lang open staat, komt dat meestal door een combinatie van factoren. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken.

1. Je bereikt alleen actieve werkzoekenden
Veel vacatures worden geplaatst op:

• LinkedIn
• vacaturebanken
• de eigen website

Daar kijken vooral mensen die actief op zoek zijn naar een baan. Maar een groot deel van de arbeidsmarkt is niet actief op zoek. Dat zijn mensen die een baan hebben, maar wel open staan voor een betere kans. Deze groep noemen we latent werkzoekenden. Juist daar zitten vaak sterke kandidaten. Als je alleen vacatures plaatst, bereik je die groep niet.

2. De vacature is te breed
Veel vacatures proberen alles tegelijk te zijn. Ze beschrijven:

• taken
• verantwoordelijkheden
• eisen
• wensen
• competenties

Daadoor wordt het profiel vaak te algemeen. Het gevolg is dat er wel reacties binnenkomen, maar dat er weinig kandidaten tussen zitten die echt goed passen. Soms gebeurt zelfs het tegenovergestelde en blijft het stil, omdat er bijna niemand reageert.

Een goede vacature begint met een scherp profiel. Wat moet iemand echt kunnen? Wat is minder belangrijk? Hoe duidelijker dat profiel, hoe makkelijker je de juiste kandidaten vindt.

3. Er is te weinig tijd voor recruitment
In veel bedrijven ligt recruitment bij HR, een manager of bij iemand die het er “even bij doet”, naast alle andere werkzaamheden. Terwijl recruitment vaak meer tijd kost dan vooraf wordt gedacht. Je moet namelijk:

• kandidaten zoeken
• gesprekken voeren
• kandidaten beoordelen
• gesprekken plannen
• opvolging doen

Als daar weinig tijd voor is, blijft een vacature vaak langer open staan.

4. De arbeidsmarkt is veranderd
Tien jaar geleden reageerden kandidaten sneller op vacatures. Vandaag is dat anders. Veel goede kandidaten hebben al een baan. Ze krijgen regelmatig berichten van recruiters en hoeven dus niet actief te zoeken. Dat betekent dat bedrijven vaker zelf kandidaten moeten benaderen. Niet wachten, maar zoeken.

5. Het sollicitatieproces duurt te lang
Goede kandidaten hebben vaak meerdere opties. Als het proces te lang duurt, haken mensen af. Bijvoorbeeld wanneer:

• gesprekken lang op zich laten wachten
• beslissingen lang duren
• communicatie onduidelijk is

In deze arbeidsmarkt verliezen trage organisaties kandidaten.

6. Je bent afhankelijk van toeval
Veel recruitmentstrategieën werken zo: vacature plaatsen en wachten op reacties. Maar dat maakt succes afhankelijk van toeval. Reageert de juiste kandidaat toevallig? Of niet? Dat maakt recruitment onvoorspelbaar.

Wat bedrijven vaak proberen (maar weinig oplost)

Wanneer een vacature niet wordt ingevuld, proberen bedrijven vaak hetzelfde opnieuw. Ze:

• plaatsen de vacature opnieuw
• zetten hem op meer vacaturebanken
• passen de tekst iets aan

Soms helpt dat. Maar vaak verandert het weinig. Het probleem hoeft niet in de vacaturetekst te zitten. Het probleem is dat je afhankelijk bent van mensen die zelf solliciteren.

Wat wel werkt in deze arbeidsmarkt

Bedrijven die hun vacatures sneller invullen, pakken het vaak anders aan. Ze wachten niet alleen op sollicitaties, maar gaan zelf actief op zoek naar kandidaten.

1. Eerst het juiste profiel bepalen
Een goede match begint met een duidelijk profiel. Niet alleen opleiding en ervaring. Maar ook persoonlijkheid, teamfit en motivatie. Een goede match betekent namelijk meer dan alleen een goed cv. Het gaat ook om iemand die past bij het team en de bedrijfscultuur.

2. Actief kandidaten benaderen
In plaats van wachten op reacties kun je zelf kandidaten benaderen. Dat betekent:

• kandidaten zoeken
• persoonlijk contact leggen
• gesprekken voeren

Zo bereik je ook latent werkzoekenden. Mensen die niet actief zoeken, maar wel open staan voor een interessante kans.

In een ander artikel leggen we uit hoe recruiters kandidaten vinden die niet reageren op vacatures.

3. Recruitment als proces aanpakken
Recruitment werkt het beste wanneer het een duidelijk proces is. Bijvoorbeeld:

• profiel bepalen
• kandidaten zoeken
• kandidaten benaderen
• gesprekken voeren
• selectie maken

Wanneer dat proces goed staat, worden vacatures sneller en beter ingevuld.

Hoe Teammate bedrijven helpt

Bij Teammate wachten we niet alleen op sollicitaties. We gaan actief de markt op. Dat betekent dat we:

• kandidaten zoeken
• kandidaten persoonlijk benaderen
• kandidaten zorgvuldig screenen

Zo bereiken we ook mensen die niet actief op zoek zijn naar een baan. Daarnaast kijken we verder dan alleen het cv. We kijken ook naar:

• motivatie
• persoonlijkheid
• teamfit

Zo vinden we kandidaten die passen bij de functie en bij het team. Dat zorgt vaak voor duurzame plaatsingen. Onze werkwijze is simpel: no cure no pay. Zo nemen we een groot deel van het risico weg voor werkgevers.

FAQ – Vacatures die niet worden ingevuld

Waarom krijg ik weinig reacties op mijn vacature?
Dat komt vaak doordat je alleen mensen bereikt die actief werk zoeken. Veel goede kandidaten kijken niet actief naar vacatures, maar staan wel open voor een interessante kans.

Waarom reageren vooral verkeerde kandidaten?
Als een vacature te breed is geformuleerd, herkennen veel mensen zich er gedeeltelijk in. Daardoor reageren ook kandidaten die niet goed passen bij de functie.

Hoe lang mag een vacature open staan?
Dat verschilt per functie. Maar als een vacature na twee tot drie maanden nog niet is ingevuld, is het vaak verstandig om de strategie te veranderen.

Is de arbeidsmarkt echt zo krap?
De arbeidsmarkt is zeker krap. Maar vaak ligt het probleem ook in de manier waarop bedrijven zoeken. Alleen vacatures plaatsen is meestal niet genoeg.

Werkt een recruiter beter dan zelf werven?
Dat hangt af van de situatie. Wanneer er weinig reacties komen of wanneer een vacature lang open staat, kan een recruiter helpen om actief kandidaten te vinden.

Samenvatting

Vacatures worden vaak niet ingevuld omdat:

• bedrijven alleen wachten op sollicitaties
• latent werkzoekenden niet worden bereikt
• vacatures te breed zijn
• er weinig tijd is voor recruitment
• het sollicitatieproces te lang duurt

De arbeidsmarkt is veranderd. Daarom werkt alleen vacatures plaatsen vaak niet meer. Bedrijven die actief kandidaten zoeken, vinden meestal sneller de juiste match.

Hulp nodig bij het invullen van je vacature?

Blijft een vacature al een tijd open staan, krijg je weinig reacties of wil je een expert inschakelen? Dan kijken we graag met je mee. Bij Teammate zoeken we actief naar kandidaten die passen bij de functie en bij het team. Zo vinden we niet zomaar iemand, maar de juiste collega.

Neem contact op via ons contactformulier, stuur ons een appje of bel ons via 036-7817810.